Virtuelle Rufnummern für Unternehmen – sinnvolle Technik mit vielen Vorteilen
Die Anforderungen an die moderne Kommunikation auf Unternehmensebene sind hoch. Hier fallen Stichwörter wie Flexibilität, Kosten oder Anpassungsfähigkeit. Virtuelle Rufnummern für Unternehmen spielen eine zentrale Rolle, um diese Anforderungen zu erfüllen und punkten mit entscheidenden Vorteilen.
1 Was ist eine virtuelle Telefonnummer?
Bei einer virtuellen Rufnummer handelt es sich um eine Telefonnummer, die nicht wie eine Festnetznummer mit einem bestimmten Gerät oder einem Anschluss verknüpft ist. In der klassischen, primär analogen Telefonie war dies die Regel, sodass Anrufe immer an derselben Stelle ankamen.
Bei virtuellen Rufnummern wird die Telefonnummer nicht zentral vergeben, sondern über eine Software oder Telefonanlage lokal verwaltet. Unternehmen erhalten eine Bandbreite von Telefonnummern, die sie dann über die Konfiguration verwalten. Hier wird die Rufnummer mit einem Account verknüpft und nicht mit einem Gerät oder Anschluss. Anrufe sind mit allen Endgeräten möglich, die über eine Verbindung zum Internet eine IP erhalten können.
Die Technik basiert auf VoIP und modernen Telefonanlagen beziehungsweise Anbietern von Business-Telefonanlagen in der Cloud. Der Unterschied zu klassischen VoIP-Lösungen liegt in der Software, die für die Konfiguration verantwortlich ist. Auf diesem Weg gibt es viel mehr Freiheiten, zum Beispiel erweiterte Funktionen für die Weiterleitung bei Anrufen.
2 Diese Arten von virtuellen Telefonnummern gibt es?
Eine Stärke der virtuellen Rufnummern ist die Freiheit bei der Auswahl. Beispielsweise gibt es die Option, auf Vanity-Nummern zu setzen. Dies ist im Ausland, vor allem im amerikanischen Raum, schon lange eine beliebte Methode für das Branding. Vanity-Nummern geben die Nummer in Buchstaben wieder. Beispielsweise könnte ein Unternehmen mit dem Namen „Steffan“ die Nummer 7-8-3-3-3-1-6 wählen.
Eine weitere Variante sind die internationalen Vorwahlen, die sich einrichten lassen. Das ist besonders für Unternehmen ein Nutzen, die im Ausland aktiv sind und Kunden dort eine lokale Kontaktmöglichkeit bieten möchten. Ein Anschluss im Ausland ist dabei nicht erforderlich, denn es erfolgt eine Umleitung nach Deutschland oder an einen beliebigen anderen Ort. Dort nimmt ein Mitarbeiter die internationalen Anrufe aus den Ländern entgegen, der der jeweiligen Sprache mächtig ist. Nach demselben Prinzip lassen sich lokale und nationale Nummern vergeben, mit Vorwahlen aus einer bestimmten Stadt.
Außerdem gibt es in der Regel die Option, beim Wechsel des Telefonsystems die bestehenden Festnetznummern zu portieren. Es erfolgt also kein Bruch und Kunden sowie Partner müssen nicht über die neuen Rufnummern informiert werden. Ebenfalls können temporäre Nummern für bestimmte Projekte eingerichtet werden. So gehen Anrufe zu diesem Projekt spezifisch an diesem Punkt ein.
3 Das sind die Vorteile von virtuellen Rufnummern gegenüber klassischen Festnetznummern?
Eine virtuelle Rufnummer bringt gleich eine Reihe von Vorteilen mit, die gerade im Unternehmensalltag interessant sind. Da ist zunächst die Unabhängigkeit vom Standort. Der Mitarbeiter, dem eine bestimmte Telefonnummer zugeteilt ist, ist grundsätzlich immer und überall unter derselben Rufnummer erreichbar. Im Büro ist es möglich, ganz wie gewohnt mit einem VoIP-Telefon oder auch am PC per Headset zu telefonieren. Unterwegs kommt dann das Smartphone mit entsprechender App zum Einsatz. Selbst mit dem Tablet oder einem Laptop ist es möglich, über die eigene Rufnummer erreichbar zu bleiben. Anrufer sehen dabei nicht, wo sich der Gesprächspartner aktuell befindet oder welches Gerät er einsetzt. Die Integration des Homeoffice in die Strukturen des Unternehmens gelingt mit virtuellen Rufnummern ebenfalls perfekt.
Ein weiterer interessanter Aspekt sind die Sonderfunktionen, die mit dieser Technologie einhergehen. Dazu zählen zum Beispiel die erweiterten Funktionen im Bereich der Anrufweiterleitung. Der Besitzer einer Nummer hat die Möglichkeit, selbst temporär eine Weiterleitung einzurichten. Daneben gibt es die Option, grundsätzliche Regeln für die Umleitung zu definieren. Zudem sind Telefongespräche mit dem Secure Real-Time Transport Protocol verschlüsselt. Damit sind Anrufe per VoIP mit dieser Technologie extrem sicher und erfüllen alle Ansprüche an den Datenschutz bei der geschäftlichen Kommunikation.
Für Unternehmen wichtig ist das Sparpotenzial. VoIP ist bereits sehr kosteneffizient. Dies lässt sich durch virtuelle Telefonnummern noch weiter steigern. So ist die Investition in Hardware, Telefone und Netze im Büro sowie geschäftliche Mobiltelefone für jeden Mitarbeiter mit dieser Lösung überflüssig. Mitarbeiter können das eigene Smartphone für geschäftliche Anrufe nutzen, ohne dabei die private Handynummer weitergeben zu müssen. Gerade im Ausland spart die Technologie Geld, denn dank VoIP finden die Gespräche über das Internet statt. So fallen keine hohen Gebühren für Auslandsgespräche an, sondern höchstens Kosten für die Internetverbindung und es gibt keine versteckten Gebühren.
Ebenfalls ein Vorteil ist die geringe Wartung. Das gilt besonders bei Anlagen in der Cloud. Diese Kommunikationslösungen basieren auf einem SaaS-Modell. So übernimmt der Anbieter alle Aufgaben im Bereich der Wartung und stellt die gesamte Infrastruktur für Anrufe bereit. Über die Konfiguration lassen sich alle Funktionen einstellen.
Eine Stärke der virtuellen Telefonnummern ist die hohe Flexibilität. Neue Nummern lassen sich schnell und unkompliziert über die Telefonanlage einrichten. Die Vergabe einer neuen Nummer ist dabei so einfach wie das Versenden einer E-Mail. Das erlaubt es, temporäre Telefonnummern für Partner, Projektmitarbeiter oder kurzzeitig Beschäftigte zu erstellen. Das macht die Integration von Kommunikationslösungen für neue Mitarbeiter in die eigenen Strukturen extrem einfach. Damit gekoppelt ist die enorme Skalierbarkeit dieser Kommunikationslösung. Es gibt theoretisch keine Grenze, was die Anzahl an Nummern betrifft, die sich vergeben lassen. So wächst die Telefonlösung mit den Bedürfnissen des Unternehmens.
4 Einsatzmöglichkeiten für virtuelle Rufnummern?
Mit virtuellen Telefonanlagen lassen sich alle Anrufe wie mit einem normalen Telefon auch führen. So decken diese Lösungen das gesamte Spektrum des Telekommunikationsbedarfs in Betrieben ab. So können diese Nummern für Kundenservices, Support-Hotlines, den Vertrieb und natürlich auch die allgemeine sowie interne Kommunikation genutzt werden. Für Projekte oder Marketingkampagnen lassen sich ganz einfach temporäre Telefonnummern einrichten, was für noch mehr Flexibilität sorgt. Besonders einfach ist die Integration von temporären oder externen Mitarbeitern. Das gilt gerade für das Homeoffice, sodass auch hier Anrufe über die Firmennummern möglich sind, sowohl eingehend als auch ausgehend. Mit dieser Technik lassen sich auch moderne IVR-Systeme aufsetzen. Mit dieser interaktiven Sprachausgabe können Anrufer mit einer automatisierten Technik kommunizieren und so gängige Fragen beantwortet bekommen oder eine Self-Service-Plattform nutzen.
5 So lassen sich virtuelle Telefonnummern implementieren?
Die Anschaffung einer teuren Telefonanlage vor Ort ist eine Option, aber nicht unbedingt erforderlich. Immer mehr Unternehmen setzen auf virtuelle Phone-Cloud-Telefonanlagen, zum Beispiel von Anbietern wie TelemaxX.
Grundsätzlich sind virtuelle Telefonnummern für alle Formen und Größen von Unternehmen geeignet. Das reicht von der Unternehmensgründung bis hin zu etablierten Betrieben, die aufgrund der Vorteile von Festnetznummern auf eine flexible und digitale Kommunikationslösung wechseln möchten. Dabei ist der Wechsel einfacher, als viele Verantwortliche zunächst glauben. In der Praxis zeigen sich sehr schnell die positiven Aspekte, zum Beispiel durch die Integration in CRM-Systeme oder der Nutzen für externe Mitarbeiter, beispielsweise im Homeoffice.
Die Wahl der richtigen Lösung beziehungsweise des passenden Anbieters ist hierbei der zentrale Punkt. Wer die komplette Kontrolle behalten möchte, wählt eine lokale Telefonanlage, die alle benötigten Funktionen bietet. Die Alternative ist ein SaaS-Modell in der Cloud. Hier übernimmt der Anbieter alle Aufgaben von der Einrichtung bis zur Wartung, während die Konfiguration der Nummern weiterhin in den eigenen Händen bleibt. Dabei sind von Pay-as-you-go mit exakter Abrechnung bis hin zu monatlichen Pauschalen verschiedene Kostenmodelle verfügbar. Telefonanlagen.de bietet beispielsweise ein Konzept mit benutzergenauer Abrechnung an.
