Was ist ein Softphone und welche Vorteile bietet es?

Die digitale Telefonie mit VoIP hat sich mittlerweile vollständig etabliert. Durch diese Entwicklung nimmt auch die Bedeutung der sogenannten Softphones zu. In diesem Artikel geht es darum, was genau ein solches Softphone ist und welche Vorteile es im Unternehmensalltag bietet.

Ein Softphone ist eine reine Software, die das digitale Telefonieren mit einem kompatiblen Endgerät ermöglicht. Auf diesem Weg ist es möglich, via IP oder VoIP digitale Telefongespräche zu führen. Solche Software ist für PCs, Laptops und auch Smartphones oder Tablets verfügbar. Es existiert also kein klassisches Telefon mehr und die Bedienung erfolgt über den Bildschirm oder die Tastatur des Endgeräts, auf dem die Software installiert ist.

Die Verbindung kommt nicht über das klassische Telefonnetz zustande, sondern über das Netzwerk und via IP. Softphones nutzen einen SIP Account für den Verbindungsaufbau. Damit ist das System mit allen Netzen kompatibel und ermöglicht Gespräche in Mobilfunknetzen, im Festnetz und natürlich auch im Ausland.

Eine solche Telefonlösung bietet sich für ein breites Spektrum von Unternehmen an. Da sind zum Beispiel Start-ups, die flexibel bleiben und größere Investitionen in die Infrastruktur vermeiden möchten. Gleichzeitig bleiben Unternehmen mit einer solchen Lösung flexibel und reagieren schnell auf Wachstum oder Fluktuation im Mitarbeiterbereich.

Eine weitere Gruppe, für die sich Softphones lohnen, sind Unternehmen mit enorm hohem Telekommunikationsaufkommen. Das ist beispielsweise im Outbound-Marketing der Fall. Durch die niedrigeren Gebühren bei der Internettelefonie ist die Entscheidung für Softphones ein interessanter Kostenfaktor.

Ebenfalls von Vorteil ist das Konzept, wenn Arbeitsmodelle wie New Work Anwendung finden oder Mitarbeiter oft auf Geschäftsreisen sind. Hier ist die digitale Telefonie generell eine gute Lösung, um die Kommunikation zu vereinfachen. So lässt sich das Homeoffice nahtlos einbinden und auch Mitarbeiter im Ausland oder im Außendienst sind weiterhin unter der Büronummer erreichbar. Grundsätzlich gilt jedoch, dass das Softphone für jedes Unternehmen geeignet ist und positive Aspekte mitbringt.

Diese Form der Telefonie bringt ganz spezifische Eigenschaften mit. Unternehmen, die über die Implementierung nachdenken, sollten die Vor- und Nachteile ganz genau kennen und abwägen. Häufig wird die Kostenersparnis als großer Vorteil gepriesen und tatsächlich bringen Softphones ein enormes Potenzial mit. Das kommt vor allem durch die Cloud Telefonie. Auf diesem Weg ist es möglich, über die zentrale Telefonanlage in der Cloud von jedem Punkt der Welt aus zu den günstigen Konditionen des eigenen Anbieters zu telefonieren.

Ein weiterer großer Vorteil hängt direkt mit der Telefonanlage in der Cloud zusammen. So hat jeder Mitarbeiter eine feste Telefonnummer, die nicht mit einem bestimmten Endgerät verbunden ist, wie dies bei klassischen Telefonen der Fall ist. Vielmehr lassen sich Gespräche mit dem Softphone an einem beliebigen Endgerät annehmen, also am Laptop auf Geschäftsreise oder dem PC im Büro. Somit ist jeder Mitarbeiter permanent unter der eigenen Telefonnummer erreichbar. Fälle, in denen jemand schwer zu erreichen ist, da er gerade unterwegs ist, gehören der Vergangenheit an.

Mit einem Softphone sind alle Nutzer also ortsunabhängig und können Anrufe überall entgegennehmen. Auf diese Weise lässt sich zum Beispiel das Telefonnetz auf das Homeoffice ausdehnen. Anrufer erkennen nicht, wo sich der Gesprächspartner befindet, beziehungsweise es sieht immer so aus, als ob das Gespräch aus dem Büro des Unternehmens entgegengenommen wird.

Praktisch ist weiterhin, dass eine hohe Skalierbarkeit gegeben ist. Für jeden Mitarbeiter lässt sich bequem eine eigene Rufnummer über die Telefonanlage in der Cloud einrichten. Eine Konfiguration der Hardware ist ebenso nicht erforderlich wie die Bereitstellung eines Telefons am Arbeitsplatz oder gar die Verlegung von zusätzlichen Kabeln. Ebenfalls ein positiver Aspekt ist, dass kein separates Telefon mehr benötigt wird. Damit lassen sich kompakte Arbeitsplätze realisieren und ein zusätzliches Netzwerk- oder Telefonkabel ist ebenfalls nicht mehr erforderlich. Auch das sorgt für eine Kostenersparnis.

Ein weiterer Vorteil ist, dass ein Softphone im Vergleich zu klassischen Telefonen und auch einem einfachen Endgerät mit VoIP mehr Funktionen bietet. Zum Funktionsumfang zählen Click-2-Call, was es ermöglicht, Telefonnummern per Klick über den Browser anzuwählen. Darüber hinaus unterstützen die Anwendungen auch das Instant Messaging, was die SMS sowie andere Nachrichtendienste ablöst und mehr Funktionen bietet. Klassische Eigenschaften wie ein Adressbuch, Halten, Durchstellen sowie Audio- und Videokonferenzen unterstützt das Softphone natürlich ebenso.

Es gibt aber auch einige Nachteile zu berücksichtigen. Zunächst sind kompatible Endgeräte für die Nutzung erforderlich. Das betrifft zum einen die Software. Softphones gibt es grundsätzlich für alle Betriebssysteme, von Android bis Windows, aber bei der Wahl einer einheitlichen Software für das gesamte Unternehmen muss die Kompatibilität mit allen Endgeräten gewährleistet sein. Zum anderen geht es auch um die Hardware. Erforderlich ist zumindest eine Soundkarte im PC oder Laptop, um die Spracheingabe und -ausgabe zu ermöglichen. Für die Telefonie im Büro ist zusätzlich ein Headset für jeden Nutzer erforderlich, denn die Verwendung von Lautsprechern ist unpraktisch. Grundsätzlich gilt, dass ein Softphone nur dort einsatzbereit ist, wo eine stabile Internetverbindung vorhanden ist. Dies kann ein Nachteil gegenüber einem klassischen Mobiltelefon sein, das einfacher eine Verbindung erhält.

Ein zentraler Nachteil ist, dass das Endgerät mit der Software für das Softphone permanent angeschaltet sein muss, um erreichbar zu sein. Bei einem Smartphone ist dies kein Problem, kommt hingegen ein Laptop oder ein PC zum Einsatz, schon. Bei einem Systemfehler bricht auch das Telefongespräch ab und der Mitarbeiter ist nicht mehr erreichbar.

Softphones sind eine moderne und flexible Lösung für die Telefonie. Für diese Option spricht außerdem die Kostenersparnis, sowohl bei der Anschaffung als auch im Betrieb. Mit einer virtuellen Telefonanlage erübrigen sich teure PBX-Anlagen. Gleichzeitig gibt es keine Einschränkungen bei den Funktionen, ganz im Gegenteil sind diese Telefonlösungen noch bequemer und bieten zusätzliche Eigenschaften. Damit ist ein Softphone in der Anwendung mindestens gleichwertig mit einer physischen Telefonanlage, passt jedoch besser zu Konzepten wie New und Mobile Work.

Von IT-Dienstleistern wie TelemaxX gibt es Lösungen wie die cloudbasierte Business-Telefonanlage. Mit einem Wechsel auf ein solches System lässt sich die Digitalisierung vorantreiben, denn die Abhängigkeit von einer bestimmten Hardware wie einem Telefon wird aufgehoben.